Polskie Forum Entomologiczne - Chrząszcze i Motyle Polski - strona główna

Polskie Forum Entomologiczne

PFEnt. - https://entomo.pl/forum/
Teraz jest wtorek, 21 sie 2018, 07:54


Strefa czasowa: UTC + 1 [ DST ]




-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|     Prosimy o podawanie miejsca i daty obserwacji. To przyśpieszy oznaczenie i ułatwi dyskusję.     |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Utwórz nowy wątek Odpowiedz w wątku  [ Posty: 8 ] 
Autor Wiadomość
 Tytuł: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL
PostNapisane: piątek, 19 wrz 2014, 14:37 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): sobota, 17 sty 2009, 00:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Chciałem zademonstrować w jaki sposób można łatwo tworzyć etykiety z bazy danych przy pomocy korespondencji seryjnej.

Myślę że dla wielu z Was to nic nowego i używacie takiego rozwiązania ale może komuś się spodoba.  Na wstępie jeszcze dodam, że można użyć pliku excela w którym już od dawna gromadzimy dane.
Pomimo długiego poradnika, zapewniam że można to zrobić w 5 minut. Choć czasem trzeba się pomęczyć z Wordem zanim zrozumie o co nam chodzi z etykietą.

Potrzebny nam będzie Word oraz Excel z pakietu Office. Prawdopodobnie w darmowych odpowiednikach też będą te funkcje ale ja akurat używam offica.  Pracuję na pakiecie 2010 myślę, że w innych wersjach też będzie podobnie.
No to zaczynamy:
Rozpoczynamy od otwarcia Excela i stworzenia naszej bazy danych. Wpisujemy nazwy kolumn , do których później będziemy wprowadzać dane.
Załącznik:
1.jpg
1.jpg [ 108.12 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Można stworzyć dowolnie dużo kolumn w których można zamieszczać wszystkie dodatkowe informacje o okazie nie wszystko musi znaleźć się na etykiecie.  Można dodać numer gabloty w której okaz będzie przetrzymywany, dopisać szczegóły hodowli słowem wszystko co tylko entomologiczna dusza zapragnie. Nie wpisanie jednej z wartości w kolumnie nie powoduje żadnych problemów po prostu na  przyszłej etykiecie będzie puste miejsce.
W przestawianym przykładzie będą to standardowe dane etykietowe czyli:  
Numer kolejny,
Kraj,  
Kod UTM,  
Miejscowość,
Data połowu,
LEG.,
Nazwa rodzajowa,
Nazwa gatunkowa,
Rodzina ,
Data oznaczenia,
DET.
Załącznik:
2.jpg
2.jpg [ 125.41 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Po wprowadzeniu danych zapisujemy plik w wiadomym miejscu i otwieramy word’a.
Klikamy zakładkę KORESPONDENCJA a następnie ROZPOCZNIJ KORESPONDENCJĘ SERYJĄ i wybieramy KATALOG
Załącznik:
3.jpg
3.jpg [ 87.04 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

W dalszej kolejności również w zakładce KORESPONDENCJA wybieramy WYBIERZ ADRESATÓW i UŻYJ ISTNIEJĄCEJ LISTY
Załącznik:
4.jpg
4.jpg [ 66.81 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Otworzy się okienko dialogowe w którym należy podać lokalizację do naszej bazy danych stworzonej w excelu.
Następnie otworzy się nam okienko w którym należy podać z którego arkusza ma zostać zaimportowana lista. (domyślnie arkusz 1) trzeba zwrócić uwagę żeby był „ptaszek” przy opcji pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Zatwierdzamy OK.
Załącznik:
5.jpg
5.jpg [ 49.52 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Teraz projektujemy naszą etykietę, w moim przypadku wstawiłem tabelę składającą się z trzech kolumn i jednego wiersza.
Umieszczamy kursor w pierwszej kolumnie i z zakładki KORESPONDENCJA rozwijamy menu WSTAW POLA KORESPONDENCJI SERYJNEJ
Załącznik:
6.jpg
6.jpg [ 78.67 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Będą tam zaimportowane nasze nazwy kolumn z excela. Wstawiamy więc te które mają znaleźć się na pierwszej etykiecie. Jeśli w jednej linii mają znaleźć się dane z dwóch kolumn rozdzielamy je spacją, poszczególne wiersze rozdzielamy enterem. Zdjęcie z zaznaczonymi znakami formatowania.
Załącznik:
7.jpg
7.jpg [ 13.45 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Tak samo postępujemy z kolejnymi komórkami naszej tabeli. W moim przypadku w ostatniej dodałem numer z bazy danych zmieniając kierunek teksu.
Następnie zaznaczamy wszystko i zmniejszamy czcionkę. Ja używam Calibri 3,5 pkt. Zmniejszamy również tabelę przeciągając jej krawędzie. Niewiele co już widać więc trzeba sobie pomóc zmieniając powiększenie w opcjach WIDOK.
Załącznik:
8.jpg
8.jpg [ 9.59 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Aby przesunąć tekst w lewo trzeba go zaznaczyć i w opcji AKAPIT ustawić wcięcia na wartość ujemną (-0,1 lub -0,2) Nie potrafię tego zmienić w inny sposób.
Dobrze jest również ustawić w UKŁADZIE STRONY trzy lub więcej kolumn aby zmieściło się więcej etykiet na jedną stronę
Ostatnie zadanie – w zakładce KORESPODNENCJA klikamy ZAKOŃCZ I SCAL oraz EDYTUJ POSZCZEGÓLNE DOKUMENTY
Załącznik:
9.jpg
9.jpg [ 20.86 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Otworzy się okienko w którym musimy podać czy etykiety mają zostać stworzone dla wszystkich rekordów czy tylko dla części np. nowo wpisanych do bazy okazów. W przypadku drukowania etykiet dla części rekordów wystarczy podać zakres wydruku. (trzeba pamiętać że chodzi o numery wersów z excela a nie numery rekordów które sami nadajemy)
Załącznik:
10.jpg
10.jpg [ 19.47 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Po zatwierdzeniu otwiera się nam nowy dokument z przygotowanymi etykietami. Koniec  :D
Załącznik:
11.jpg
11.jpg [ 14.87 KiB | Przeglądane 3175 razy ]

Pierwotny dokument warto zapisać aby wzór etykiety pozostawał taki sam.
Mam nadzieję że komuś się przyda ten opis. Sam drukuję etykiety w ten sposób. Przy jednej pracy mam bazę danych i etykiety.
Oczywiście na podstawie jednego dokumentu excela możemy tworzyć wiele różnych etykiet z różnymi danymi np. większe etykiety do gabloty.
Chętnie posłuchać co można by zmień aby ulepszyć ten system.
Pozdrawiam
Szkloney


Share on FacebookShare on TwitterShare on Google+
Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL
PostNapisane: piątek, 19 wrz 2014, 14:46 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): sobota, 17 sty 2009, 00:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Zapomniałem dodać, że dane w pliku Excela możemy dowolnie sortować i wyszukiwać interesujące nas rekordy. Możemy wygenerować check-listę z wybranej miejscowości, kwadratu UTM czy danego okresu czasu.


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: piątek, 19 wrz 2014, 20:08 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): piątek, 18 lut 2005, 02:39
Posty: 3695
Lokalizacja: Ławica
Specjalność: Odonata, Aculeata
Fajne! Gratuluję!
Sprawdzałeś jak bardzo wstecz ten myk działa?


Góra
 Zobacz profil WWW 
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: poniedziałek, 22 wrz 2014, 17:38 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): sobota, 17 sty 2009, 00:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Nie, nie sprawdzałem. Tak jak napisałem mam office'a 2010. Na drugim komputerze mam office 2013, ale niestety do starszych wersji tak na szybko dostępu nie mam.


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: poniedziałek, 22 wrz 2014, 18:56 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): wtorek, 24 sie 2004, 14:50
Posty: 3121
Lokalizacja: Łódź
Korespondencja seryjna działała w Office od "zawsze". Dotyczy to pobierania danych np. do Worda z Worda, Excela, Accessa, MS SQL'a i innych źródeł danych.


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: poniedziałek, 22 wrz 2014, 20:57 
Offline

Dołączył(a): wtorek, 12 maja 2009, 20:24
Posty: 71
Lokalizacja: Białowieża
Tak, w starszych wersjach też to działa. Wcześniej też próbowałem tak robić, ale niestety gubiłem się w tym. A teraz wszystko jasne! :) Dobra robota!


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: piątek, 3 kwi 2015, 15:16 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): sobota, 5 maja 2012, 21:49
Posty: 2413
Lokalizacja: Bielsko-Biała
UTM: CA51
Specjalność: Heteroptera
A próbował ktoś wykorzystać ten pomysł w OpenOfficie? Próbowałem sam, ale nie do końca rozumiem mechanizm korespondecji w tym pakiecie.


Góra
 Zobacz profil WWW 
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: środa, 8 kwi 2015, 09:19 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): sobota, 17 sty 2009, 00:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Dodam zdjęcia stworzonych w ten sposób etykiet. Dodanie numeru na etykiecie ułatwia nieco obsługę zbioru bo nie trzeba otwierać gablot żeby sprawdzić co i skąd tam jest. U mnie na stronie A4 podzielonej na 4 kolumny zmieści się ok 140 takich etykiet.


Załączniki:
DSCN7479.JPG
DSCN7479.JPG [ 88.8 KiB | Przeglądane 2246 razy ]
DSCN7477.JPG
DSCN7477.JPG [ 106.17 KiB | Przeglądane 2246 razy ]
DSCN7478.JPG
DSCN7478.JPG [ 102.59 KiB | Przeglądane 2246 razy ]
Góra
 Zobacz profil  
 
Wyświetl posty nie starsze niż:  Sortuj wg  
Utwórz nowy wątek Odpowiedz w wątku  [ Posty: 8 ] 

Strefa czasowa: UTC + 1 [ DST ]


Kto przegląda forum

Użytkownicy przeglądający ten dział: Brak zidentyfikowanych użytkowników i 1 gość


Nie możesz rozpoczynać nowych wątków
Nie możesz odpowiadać w wątkach
Nie możesz edytować swoich postów
Nie możesz usuwać swoich postów
Nie możesz dodawać załączników

Szukaj:
Skocz do:  

Protected by Anti-Spam ACPPowered by phpBB® Forum Software © phpBB Group

Na skróty: Motyle i Chrząszcze - Strona Główna | Checklist Coleoptera of Poland 2014 On-Line | Mapa | Sympozja PTE 2017 | Sklepy Entomologiczne | Linki | Cerambycidae | Buprestidae | Carabidae | Chrząszcze wodne | Chemia owadów |

Linki zewnętrzne: Rejestracja domen, hosting, budowa stron www TITTLE.pl | efotogaleria | hotel-operation.com