Chciałem zademonstrować w jaki sposób można łatwo tworzyć etykiety z bazy danych przy pomocy korespondencji seryjnej.
Myślę że dla wielu z Was to nic nowego i używacie takiego rozwiązania ale może komuś się spodoba. Na wstępie jeszcze dodam, że można użyć pliku excela w którym już od dawna gromadzimy dane.
Pomimo długiego poradnika, zapewniam że można to zrobić w 5 minut. Choć czasem trzeba się pomęczyć z Wordem zanim zrozumie o co nam chodzi z etykietą.
Potrzebny nam będzie Word oraz Excel z pakietu Office. Prawdopodobnie w darmowych odpowiednikach też będą te funkcje ale ja akurat używam offica. Pracuję na pakiecie 2010 myślę, że w innych wersjach też będzie podobnie.
No to zaczynamy:
Rozpoczynamy od otwarcia Excela i stworzenia naszej bazy danych. Wpisujemy nazwy kolumn , do których później będziemy wprowadzać dane.
Załącznik:
1.jpg [ 108.12 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Można stworzyć dowolnie dużo kolumn w których można zamieszczać wszystkie dodatkowe informacje o okazie nie wszystko musi znaleźć się na etykiecie. Można dodać numer gabloty w której okaz będzie przetrzymywany, dopisać szczegóły hodowli słowem wszystko co tylko entomologiczna dusza zapragnie. Nie wpisanie jednej z wartości w kolumnie nie powoduje żadnych problemów po prostu na przyszłej etykiecie będzie puste miejsce.
W przestawianym przykładzie będą to standardowe dane etykietowe czyli:
Numer kolejny,
Kraj,
Kod UTM,
Miejscowość,
Data połowu,
LEG.,
Nazwa rodzajowa,
Nazwa gatunkowa,
Rodzina ,
Data oznaczenia,
DET.
Załącznik:
2.jpg [ 125.41 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Po wprowadzeniu danych zapisujemy plik w wiadomym miejscu i otwieramy word’a.
Klikamy zakładkę KORESPONDENCJA a następnie ROZPOCZNIJ KORESPONDENCJĘ SERYJĄ i wybieramy KATALOG
Załącznik:
3.jpg [ 87.04 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
W dalszej kolejności również w zakładce KORESPONDENCJA wybieramy WYBIERZ ADRESATÓW i UŻYJ ISTNIEJĄCEJ LISTY
Załącznik:
4.jpg [ 66.81 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Otworzy się okienko dialogowe w którym należy podać lokalizację do naszej bazy danych stworzonej w excelu.
Następnie otworzy się nam okienko w którym należy podać z którego arkusza ma zostać zaimportowana lista. (domyślnie arkusz 1) trzeba zwrócić uwagę żeby był „ptaszek” przy opcji pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Zatwierdzamy OK.
Załącznik:
5.jpg [ 49.52 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Teraz projektujemy naszą etykietę, w moim przypadku wstawiłem tabelę składającą się z trzech kolumn i jednego wiersza.
Umieszczamy kursor w pierwszej kolumnie i z zakładki KORESPONDENCJA rozwijamy menu WSTAW POLA KORESPONDENCJI SERYJNEJ
Załącznik:
6.jpg [ 78.67 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Będą tam zaimportowane nasze nazwy kolumn z excela. Wstawiamy więc te które mają znaleźć się na pierwszej etykiecie. Jeśli w jednej linii mają znaleźć się dane z dwóch kolumn rozdzielamy je spacją, poszczególne wiersze rozdzielamy enterem. Zdjęcie z zaznaczonymi znakami formatowania.
Załącznik:
7.jpg [ 13.45 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Tak samo postępujemy z kolejnymi komórkami naszej tabeli. W moim przypadku w ostatniej dodałem numer z bazy danych zmieniając kierunek teksu.
Następnie zaznaczamy wszystko i zmniejszamy czcionkę. Ja używam Calibri 3,5 pkt. Zmniejszamy również tabelę przeciągając jej krawędzie. Niewiele co już widać więc trzeba sobie pomóc zmieniając powiększenie w opcjach WIDOK.
Załącznik:
8.jpg [ 9.59 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Aby przesunąć tekst w lewo trzeba go zaznaczyć i w opcji AKAPIT ustawić wcięcia na wartość ujemną (-0,1 lub -0,2) Nie potrafię tego zmienić w inny sposób.
Dobrze jest również ustawić w UKŁADZIE STRONY trzy lub więcej kolumn aby zmieściło się więcej etykiet na jedną stronę
Ostatnie zadanie – w zakładce KORESPODNENCJA klikamy ZAKOŃCZ I SCAL oraz EDYTUJ POSZCZEGÓLNE DOKUMENTY
Załącznik:
9.jpg [ 20.86 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Otworzy się okienko w którym musimy podać czy etykiety mają zostać stworzone dla wszystkich rekordów czy tylko dla części np. nowo wpisanych do bazy okazów. W przypadku drukowania etykiet dla części rekordów wystarczy podać zakres wydruku. (trzeba pamiętać że chodzi o numery wersów z excela a nie numery rekordów które sami nadajemy)
Załącznik:
10.jpg [ 19.47 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Po zatwierdzeniu otwiera się nam nowy dokument z przygotowanymi etykietami. Koniec
Załącznik:
11.jpg [ 14.87 KiB | Przeglądane 4129 razy ]
Pierwotny dokument warto zapisać aby wzór etykiety pozostawał taki sam.
Mam nadzieję że komuś się przyda ten opis. Sam drukuję etykiety w ten sposób. Przy jednej pracy mam bazę danych i etykiety.
Oczywiście na podstawie jednego dokumentu excela możemy tworzyć wiele różnych etykiet z różnymi danymi np. większe etykiety do gabloty.
Chętnie posłuchać co można by zmień aby ulepszyć ten system.
Pozdrawiam
Szkloney
Zaloguj
Zarejestruj
FAQ
Szukaj
Dobra robota!