Polskie Forum Entomologiczne - Chrząszcze i Motyle Polski - strona główna

Polskie Forum Entomologiczne

PFEnt. - https://entomo.pl/forum/
Teraz jest sobota, 26 maja 2018, 08:36


Strefa czasowa: UTC + 1




-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|     Prosimy o podawanie miejsca i daty obserwacji. To przyśpieszy oznaczenie i ułatwi dyskusję.     |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Utwórz nowy wątek Odpowiedz w wątku  [ Posty: 8 ] 
Autor Wiadomość
 Tytuł: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL
PostNapisane: piątek, 19 wrz 2014, 13:37 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): piątek, 16 sty 2009, 23:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Specjalność:
Chciałem zademonstrować w jaki sposób można łatwo tworzyć etykiety z bazy danych przy pomocy korespondencji seryjnej.

Myślę że dla wielu z Was to nic nowego i używacie takiego rozwiązania ale może komuś się spodoba.  Na wstępie jeszcze dodam, że można użyć pliku excela w którym już od dawna gromadzimy dane.
Pomimo długiego poradnika, zapewniam że można to zrobić w 5 minut. Choć czasem trzeba się pomęczyć z Wordem zanim zrozumie o co nam chodzi z etykietą.

Potrzebny nam będzie Word oraz Excel z pakietu Office. Prawdopodobnie w darmowych odpowiednikach też będą te funkcje ale ja akurat używam offica.  Pracuję na pakiecie 2010 myślę, że w innych wersjach też będzie podobnie.
No to zaczynamy:
Rozpoczynamy od otwarcia Excela i stworzenia naszej bazy danych. Wpisujemy nazwy kolumn , do których później będziemy wprowadzać dane.
Załącznik:
1.jpg
1.jpg [ 108.12 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Można stworzyć dowolnie dużo kolumn w których można zamieszczać wszystkie dodatkowe informacje o okazie nie wszystko musi znaleźć się na etykiecie.  Można dodać numer gabloty w której okaz będzie przetrzymywany, dopisać szczegóły hodowli słowem wszystko co tylko entomologiczna dusza zapragnie. Nie wpisanie jednej z wartości w kolumnie nie powoduje żadnych problemów po prostu na  przyszłej etykiecie będzie puste miejsce.
W przestawianym przykładzie będą to standardowe dane etykietowe czyli:  
Numer kolejny,
Kraj,  
Kod UTM,  
Miejscowość,
Data połowu,
LEG.,
Nazwa rodzajowa,
Nazwa gatunkowa,
Rodzina ,
Data oznaczenia,
DET.
Załącznik:
2.jpg
2.jpg [ 125.41 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Po wprowadzeniu danych zapisujemy plik w wiadomym miejscu i otwieramy word’a.
Klikamy zakładkę KORESPONDENCJA a następnie ROZPOCZNIJ KORESPONDENCJĘ SERYJĄ i wybieramy KATALOG
Załącznik:
3.jpg
3.jpg [ 87.04 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

W dalszej kolejności również w zakładce KORESPONDENCJA wybieramy WYBIERZ ADRESATÓW i UŻYJ ISTNIEJĄCEJ LISTY
Załącznik:
4.jpg
4.jpg [ 66.81 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Otworzy się okienko dialogowe w którym należy podać lokalizację do naszej bazy danych stworzonej w excelu.
Następnie otworzy się nam okienko w którym należy podać z którego arkusza ma zostać zaimportowana lista. (domyślnie arkusz 1) trzeba zwrócić uwagę żeby był „ptaszek” przy opcji pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Zatwierdzamy OK.
Załącznik:
5.jpg
5.jpg [ 49.52 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Teraz projektujemy naszą etykietę, w moim przypadku wstawiłem tabelę składającą się z trzech kolumn i jednego wiersza.
Umieszczamy kursor w pierwszej kolumnie i z zakładki KORESPONDENCJA rozwijamy menu WSTAW POLA KORESPONDENCJI SERYJNEJ
Załącznik:
6.jpg
6.jpg [ 78.67 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Będą tam zaimportowane nasze nazwy kolumn z excela. Wstawiamy więc te które mają znaleźć się na pierwszej etykiecie. Jeśli w jednej linii mają znaleźć się dane z dwóch kolumn rozdzielamy je spacją, poszczególne wiersze rozdzielamy enterem. Zdjęcie z zaznaczonymi znakami formatowania.
Załącznik:
7.jpg
7.jpg [ 13.45 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Tak samo postępujemy z kolejnymi komórkami naszej tabeli. W moim przypadku w ostatniej dodałem numer z bazy danych zmieniając kierunek teksu.
Następnie zaznaczamy wszystko i zmniejszamy czcionkę. Ja używam Calibri 3,5 pkt. Zmniejszamy również tabelę przeciągając jej krawędzie. Niewiele co już widać więc trzeba sobie pomóc zmieniając powiększenie w opcjach WIDOK.
Załącznik:
8.jpg
8.jpg [ 9.59 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Aby przesunąć tekst w lewo trzeba go zaznaczyć i w opcji AKAPIT ustawić wcięcia na wartość ujemną (-0,1 lub -0,2) Nie potrafię tego zmienić w inny sposób.
Dobrze jest również ustawić w UKŁADZIE STRONY trzy lub więcej kolumn aby zmieściło się więcej etykiet na jedną stronę
Ostatnie zadanie – w zakładce KORESPODNENCJA klikamy ZAKOŃCZ I SCAL oraz EDYTUJ POSZCZEGÓLNE DOKUMENTY
Załącznik:
9.jpg
9.jpg [ 20.86 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Otworzy się okienko w którym musimy podać czy etykiety mają zostać stworzone dla wszystkich rekordów czy tylko dla części np. nowo wpisanych do bazy okazów. W przypadku drukowania etykiet dla części rekordów wystarczy podać zakres wydruku. (trzeba pamiętać że chodzi o numery wersów z excela a nie numery rekordów które sami nadajemy)
Załącznik:
10.jpg
10.jpg [ 19.47 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Po zatwierdzeniu otwiera się nam nowy dokument z przygotowanymi etykietami. Koniec  :D
Załącznik:
11.jpg
11.jpg [ 14.87 KiB | Przeglądane 3043 razy ]

Pierwotny dokument warto zapisać aby wzór etykiety pozostawał taki sam.
Mam nadzieję że komuś się przyda ten opis. Sam drukuję etykiety w ten sposób. Przy jednej pracy mam bazę danych i etykiety.
Oczywiście na podstawie jednego dokumentu excela możemy tworzyć wiele różnych etykiet z różnymi danymi np. większe etykiety do gabloty.
Chętnie posłuchać co można by zmień aby ulepszyć ten system.
Pozdrawiam
Szkloney


Share on FacebookShare on TwitterShare on Google+
Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL
PostNapisane: piątek, 19 wrz 2014, 13:46 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): piątek, 16 sty 2009, 23:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Specjalność:
Zapomniałem dodać, że dane w pliku Excela możemy dowolnie sortować i wyszukiwać interesujące nas rekordy. Możemy wygenerować check-listę z wybranej miejscowości, kwadratu UTM czy danego okresu czasu.


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: piątek, 19 wrz 2014, 19:08 
Online
Avatar użytkownika

Dołączył(a): piątek, 18 lut 2005, 01:39
Posty: 3591
Lokalizacja: Ławica
poziom: zaawansowany
Specjalność: Odonata, Aculeata
Fajne! Gratuluję!
Sprawdzałeś jak bardzo wstecz ten myk działa?


Góra
 Zobacz profil WWW 
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: poniedziałek, 22 wrz 2014, 16:38 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): piątek, 16 sty 2009, 23:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Specjalność:
Nie, nie sprawdzałem. Tak jak napisałem mam office'a 2010. Na drugim komputerze mam office 2013, ale niestety do starszych wersji tak na szybko dostępu nie mam.


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: poniedziałek, 22 wrz 2014, 17:56 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): wtorek, 24 sie 2004, 13:50
Posty: 3120
Lokalizacja: Łódź
Specjalność:
Korespondencja seryjna działała w Office od "zawsze". Dotyczy to pobierania danych np. do Worda z Worda, Excela, Accessa, MS SQL'a i innych źródeł danych.


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: poniedziałek, 22 wrz 2014, 19:57 
Offline

Dołączył(a): wtorek, 12 maja 2009, 19:24
Posty: 71
Lokalizacja: Białowieża
Specjalność:
Tak, w starszych wersjach też to działa. Wcześniej też próbowałem tak robić, ale niestety gubiłem się w tym. A teraz wszystko jasne! :) Dobra robota!


Góra
 Zobacz profil  
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: piątek, 3 kwi 2015, 14:16 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): sobota, 5 maja 2012, 20:49
Posty: 2367
Lokalizacja: Bielsko-Biała
UTM: CA51
Specjalność: Heteroptera
A próbował ktoś wykorzystać ten pomysł w OpenOfficie? Próbowałem sam, ale nie do końca rozumiem mechanizm korespondecji w tym pakiecie.


Góra
 Zobacz profil WWW 
 
 Tytuł: Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL
PostNapisane: środa, 8 kwi 2015, 08:19 
Offline
Avatar użytkownika

Dołączył(a): piątek, 16 sty 2009, 23:31
Posty: 145
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków
Specjalność:
Dodam zdjęcia stworzonych w ten sposób etykiet. Dodanie numeru na etykiecie ułatwia nieco obsługę zbioru bo nie trzeba otwierać gablot żeby sprawdzić co i skąd tam jest. U mnie na stronie A4 podzielonej na 4 kolumny zmieści się ok 140 takich etykiet.


Załączniki:
DSCN7479.JPG
DSCN7479.JPG [ 88.8 KiB | Przeglądane 2114 razy ]
DSCN7477.JPG
DSCN7477.JPG [ 106.17 KiB | Przeglądane 2114 razy ]
DSCN7478.JPG
DSCN7478.JPG [ 102.59 KiB | Przeglądane 2114 razy ]
Góra
 Zobacz profil  
 
Wyświetl posty nie starsze niż:  Sortuj wg  
Utwórz nowy wątek Odpowiedz w wątku  [ Posty: 8 ] 

Strefa czasowa: UTC + 1


Kto przegląda forum

Użytkownicy przeglądający ten dział: Brak zidentyfikowanych użytkowników i 3 gości


Nie możesz rozpoczynać nowych wątków
Nie możesz odpowiadać w wątkach
Nie możesz edytować swoich postów
Nie możesz usuwać swoich postów
Nie możesz dodawać załączników

Szukaj:
Skocz do:  

Protected by Anti-Spam ACPPowered by phpBB® Forum Software © phpBB Group

Na skróty: Motyle i Chrząszcze - Strona Główna | Checklist Coleoptera of Poland 2014 On-Line | Mapa | Sympozja PTE 2017 | Sklepy Entomologiczne | Linki | Cerambycidae | Buprestidae | Carabidae | Chrząszcze wodne | Chemia owadów |

Linki zewnętrzne: Rejestracja domen, hosting, budowa stron www TITTLE.pl | efotogaleria | hotel-operation.com