Hej, wklejam. Nie miałem intencji reklamowych, raczej to lenistwo jeśli chodzi o przygotowanie załączników. Chciałem, żeby skorzystało jak najwięcej osób. Ten sposób tworzenia zestawień i statystyk samym arkuszem kalkulacyjnym, jak się tylko opanuje pivoty (sporo ludzi to właściwie umie) daje naprawdę ciekawe możliwości.
Dodam tylko, że to samo (tablice przestawne) można robić w Excelu - tyle tylko, że to jest produkt płatny i nie każdy go ma więc skupiłem się na darmowym OpenOffice. Nie wiem też jak to będzie z pivotami i różnymi wersjami Excela.
------START
Krótki poradnik jak dokumentować zbiór owadów i jak wyciągać z niego dowolne zestawienia przy pomocy darmowego arkusza kalkulacyjnego "OpenOffice calc" (wersja angielskojęzyczna).
1. Każdy okaz w zbiorze powinien mieć etykietę "leg." oraz po oznaczeniu owada także etykietę "det."
Poniżej jak mogą wyglądać etykiety (ja takie preferuje)
--------------------------
Polska, CF25
Reda
21 VII 2009
R. Żóralski, leg.
--------------------------
--------------------------
Arctophila
superbiens
R. Żóralski, det., 2013
-------------------------
Na etykiecie "leg." umieszczam też kolejny numer okazu (ID) z arkusza excelowego (patrz punkt 2.) - piszę go na górze lub od spodu etykiety.
Z tego co wiem, program EntomoLabels autorstwa Grzegorza Banasiaka w najnowszej wersji potrafi drukować też zadaną serię numeracyjną (np: pionowo) na etykiecie.
2. Prowadzę arkusz kalkulacyjny z tymi danymi. Nie przyczepiam etykiet do okazów bez napisania na nich numeru z bazy.
Struktura pliku jak widać na screenshocie (w załączniku trzecim).
3. Żeby wygenerować narzędzie do statystyk całej bazy używam tzw. tablic przestawnych (pivot tables).
a) zaznaczam całe kolumny od A do M
b) z górnego menu wybieram Data->Pivot Table->Create->Current Selection
c) w oknie "Pivot Table" przeciągamy pola jak zaznaczyłem czerwonymi kółkami w załączniku drugim i klikam "OK".
Tak ustawiony pivot (tabela przestawna) jest dynamiczny i uwzględnia całą zawartość bazy. W każdej chwili można się przełączać pomiędzy rodzinami używając filtra "Family". Poszczególne gatunki są w wierszach. Lokalizacje w kolumnach. Podsumowania ilości zarówno w wierszach i kolumnach dzieją się automatycznie. Takie zestawienie bazy (statystyki) są bardzo przydatne. Za każdym razem gdy dopisujemy nowe wiersze w arkuszu źródłowym, to pivot należy odświeżyć - w pivocie należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w lewej górnej jego komórce i z menu kontekstowego, które się pojawi kliknąć "Refresh".
4. No i końcowe zadanie. Chcę mieć zestawienie owadów z jakiegoś okresu czasu, np: od 01.05.2013 do 01.06.2013 (może to być np: jeden wyjazd).
W pivocie (tabeli przestawnej) wygenerowanej w punkcie 3-im klikam prawym przyciskiem myszy na lewą górną komórkę i z menu kontektowego wybieram "Filter". Pojawia się okno w którym wpisuję zakres dat jak na załączniku pierwszym.
Lista gatunków z tego okresu czasu jest gotowa!
Podobne zestawienie dowolnej rodziny i z dowlonego okresu czasu można zrobić w minutę. Można też poeksperymentować i robić inne zestawienia.
Powodzenia!
Robert Żóralski
