Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL

Etykietowanie, programy do zarządzania zbiorem, organizacja zbioru.
Awatar użytkownika
Szkloney
Posty: 146
Rejestracja: piątek, 16 stycznia 2009, 23:31
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków

Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL

Post autor: Szkloney »

Chciałem zademonstrować w jaki sposób można łatwo tworzyć etykiety z bazy danych przy pomocy korespondencji seryjnej.

Myślę że dla wielu z Was to nic nowego i używacie takiego rozwiązania ale może komuś się spodoba. Na wstępie jeszcze dodam, że można użyć pliku excela w którym już od dawna gromadzimy dane.
Pomimo długiego poradnika, zapewniam że można to zrobić w 5 minut. Choć czasem trzeba się pomęczyć z Wordem zanim zrozumie o co nam chodzi z etykietą.

Potrzebny nam będzie Word oraz Excel z pakietu Office. Prawdopodobnie w darmowych odpowiednikach też będą te funkcje ale ja akurat używam offica. Pracuję na pakiecie 2010 myślę, że w innych wersjach też będzie podobnie.
No to zaczynamy:
Rozpoczynamy od otwarcia Excela i stworzenia naszej bazy danych. Wpisujemy nazwy kolumn , do których później będziemy wprowadzać dane. Można stworzyć dowolnie dużo kolumn w których można zamieszczać wszystkie dodatkowe informacje o okazie nie wszystko musi znaleźć się na etykiecie. Można dodać numer gabloty w której okaz będzie przetrzymywany, dopisać szczegóły hodowli słowem wszystko co tylko entomologiczna dusza zapragnie. Nie wpisanie jednej z wartości w kolumnie nie powoduje żadnych problemów po prostu na przyszłej etykiecie będzie puste miejsce.
W przestawianym przykładzie będą to standardowe dane etykietowe czyli:
Numer kolejny,
Kraj,
Kod UTM,
Miejscowość,
Data połowu,
LEG.,
Nazwa rodzajowa,
Nazwa gatunkowa,
Rodzina ,
Data oznaczenia,
DET. Po wprowadzeniu danych zapisujemy plik w wiadomym miejscu i otwieramy word’a.
Klikamy zakładkę KORESPONDENCJA a następnie ROZPOCZNIJ KORESPONDENCJĘ SERYJĄ i wybieramy KATALOG W dalszej kolejności również w zakładce KORESPONDENCJA wybieramy WYBIERZ ADRESATÓW i UŻYJ ISTNIEJĄCEJ LISTY Otworzy się okienko dialogowe w którym należy podać lokalizację do naszej bazy danych stworzonej w excelu.
Następnie otworzy się nam okienko w którym należy podać z którego arkusza ma zostać zaimportowana lista. (domyślnie arkusz 1) trzeba zwrócić uwagę żeby był „ptaszek” przy opcji pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. Zatwierdzamy OK. Teraz projektujemy naszą etykietę, w moim przypadku wstawiłem tabelę składającą się z trzech kolumn i jednego wiersza.
Umieszczamy kursor w pierwszej kolumnie i z zakładki KORESPONDENCJA rozwijamy menu WSTAW POLA KORESPONDENCJI SERYJNEJ Będą tam zaimportowane nasze nazwy kolumn z excela. Wstawiamy więc te które mają znaleźć się na pierwszej etykiecie. Jeśli w jednej linii mają znaleźć się dane z dwóch kolumn rozdzielamy je spacją, poszczególne wiersze rozdzielamy enterem. Zdjęcie z zaznaczonymi znakami formatowania. Tak samo postępujemy z kolejnymi komórkami naszej tabeli. W moim przypadku w ostatniej dodałem numer z bazy danych zmieniając kierunek teksu.
Następnie zaznaczamy wszystko i zmniejszamy czcionkę. Ja używam Calibri 3,5 pkt. Zmniejszamy również tabelę przeciągając jej krawędzie. Niewiele co już widać więc trzeba sobie pomóc zmieniając powiększenie w opcjach WIDOK.
8.jpg
8.jpg (9.59 KiB) Przejrzano 9042 razy
Aby przesunąć tekst w lewo trzeba go zaznaczyć i w opcji AKAPIT ustawić wcięcia na wartość ujemną (-0,1 lub -0,2) Nie potrafię tego zmienić w inny sposób.
Dobrze jest również ustawić w UKŁADZIE STRONY trzy lub więcej kolumn aby zmieściło się więcej etykiet na jedną stronę
Ostatnie zadanie – w zakładce KORESPODNENCJA klikamy ZAKOŃCZ I SCAL oraz EDYTUJ POSZCZEGÓLNE DOKUMENTY
9.jpg
9.jpg (20.86 KiB) Przejrzano 9042 razy
Otworzy się okienko w którym musimy podać czy etykiety mają zostać stworzone dla wszystkich rekordów czy tylko dla części np. nowo wpisanych do bazy okazów. W przypadku drukowania etykiet dla części rekordów wystarczy podać zakres wydruku. (trzeba pamiętać że chodzi o numery wersów z excela a nie numery rekordów które sami nadajemy)
10.jpg
10.jpg (19.47 KiB) Przejrzano 9042 razy
Po zatwierdzeniu otwiera się nam nowy dokument z przygotowanymi etykietami. Koniec :D
11.jpg
11.jpg (14.87 KiB) Przejrzano 9042 razy
Pierwotny dokument warto zapisać aby wzór etykiety pozostawał taki sam.
Mam nadzieję że komuś się przyda ten opis. Sam drukuję etykiety w ten sposób. Przy jednej pracy mam bazę danych i etykiety.
Oczywiście na podstawie jednego dokumentu excela możemy tworzyć wiele różnych etykiet z różnymi danymi np. większe etykiety do gabloty.
Chętnie posłuchać co można by zmień aby ulepszyć ten system.
Pozdrawiam
Szkloney
Awatar użytkownika
Szkloney
Posty: 146
Rejestracja: piątek, 16 stycznia 2009, 23:31
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCEL

Post autor: Szkloney »

Zapomniałem dodać, że dane w pliku Excela możemy dowolnie sortować i wyszukiwać interesujące nas rekordy. Możemy wygenerować check-listę z wybranej miejscowości, kwadratu UTM czy danego okresu czasu.
Awatar użytkownika
Brachytron
Posty: 4411
Rejestracja: piątek, 18 lutego 2005, 01:39
Specjalność: Acu, Odo
profil zainteresowan: Jacek Wendzonka
Lokalizacja: Poznań
Kontakt:

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL

Post autor: Brachytron »

Fajne! Gratuluję!
Sprawdzałeś jak bardzo wstecz ten myk działa?
Awatar użytkownika
Szkloney
Posty: 146
Rejestracja: piątek, 16 stycznia 2009, 23:31
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL

Post autor: Szkloney »

Nie, nie sprawdzałem. Tak jak napisałem mam office'a 2010. Na drugim komputerze mam office 2013, ale niestety do starszych wersji tak na szybko dostępu nie mam.
Awatar użytkownika
Jacek Kalisiak
Posty: 3268
Rejestracja: wtorek, 24 sierpnia 2004, 14:50
Lokalizacja: Łódź
Podziękował(-a): 4 times

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL

Post autor: Jacek Kalisiak »

Korespondencja seryjna działała w Office od "zawsze". Dotyczy to pobierania danych np. do Worda z Worda, Excela, Accessa, MS SQL'a i innych źródeł danych.
Hubert Jakoniuk
Posty: 71
Rejestracja: wtorek, 12 maja 2009, 20:24
Lokalizacja: Białowieża

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL

Post autor: Hubert Jakoniuk »

Tak, w starszych wersjach też to działa. Wcześniej też próbowałem tak robić, ale niestety gubiłem się w tym. A teraz wszystko jasne! :) Dobra robota!
Awatar użytkownika
GrzegorzGG
Posty: 2636
Rejestracja: sobota, 5 maja 2012, 21:49
UTM: CA51
Specjalność: Heteroptera
Lokalizacja: Bielsko-Biała
Kontakt:

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL

Post autor: GrzegorzGG »

A próbował ktoś wykorzystać ten pomysł w OpenOfficie? Próbowałem sam, ale nie do końca rozumiem mechanizm korespondecji w tym pakiecie.
Awatar użytkownika
Szkloney
Posty: 146
Rejestracja: piątek, 16 stycznia 2009, 23:31
Lokalizacja: Pietrzykowice/Kraków

Re: Proste etykietowanie - poradnik krok po kroku WORD+EXCELL

Post autor: Szkloney »

Dodam zdjęcia stworzonych w ten sposób etykiet. Dodanie numeru na etykiecie ułatwia nieco obsługę zbioru bo nie trzeba otwierać gablot żeby sprawdzić co i skąd tam jest. U mnie na stronie A4 podzielonej na 4 kolumny zmieści się ok 140 takich etykiet.
Załączniki
DSCN7479.JPG
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (88.8 KiB)
DSCN7477.JPG
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (106.17 KiB)
DSCN7478.JPG
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (102.59 KiB)
ODPOWIEDZ

Wróć do „Programy, etykietowanie, układ zbioru”